PYME’S Y LA AUTOMATIZACION DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES

En Venezuela un gran porcentaje de nuestras Pyme’s  inicia sus actividades como pequeñas empresas de carácter familiar, en algunos casos se forman como sociedades de hecho, sin revestirse de las formalidades legales previstas en nuestra legislación para dar nacimiento a la personalidad jurídica del negocio; con independencia de la forma legal que tomen estas unidades de producción, bien sea, Compañía Anónima (C.A), Sociedad Anónima (S.A), Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L), Sociedad Civil, o simplemente Sociedad de Hecho, existe entre ellas un común denominador, y es la ausencia de compromiso por parte de sus fundadores, de iniciar su negocio, sin considerar la inversión mínima requerida para garantizar unos procesos administrativos y contables  que permitan, en primer lugar, un eficiente registro de sus operaciones, y en segundo lugar pero no menos importante, un control de los procesos administrativos y consecuentemente la obtención de cifras e indicadores confiables que les permitan medir con un margen de razonabilidad la evolución de la rentabilidad del negocio y la toma de decisiones en forma oportuna. Sin desestimar las razones por las cuales se suscita este fenómeno, entre otras: 

• Los limitados recursos con los que cuenta la empresa al dar inicio a sus operaciones.
• La necesidad de invertir el máximo de tiempo, recursos y esfuerzos a la operativa del negocio, pues a fin de cuenta es la  actividad generadora de dinero.
• El desconocimiento por parte de los socios, de cómo llevar los procesos administrativos y contables de la empresa en virtud de que en la mayoría de los casos no son especialistas en estas áreas. 
• La convicción de que el gasto administrativo es un mal necesario y que en el mejor de los casos puede esperar a más adelante.   

Lo cierto es que en la medida en que la empresa va evolucionando las presiones ejercidas por los órganos gubernamentales obligan a los empresarios a tomarse con seriedad el tema administrativo/contable, sobre todo en referencia a la actividad Fiscal y Parafiscal del Estado. Y es allí donde continúan cometiendo errores que a la postre le salen más costosos que haber iniciado correctamente. Entre los más frecuentes, contratar los servicios de un contable externo poco responsable, pues les representa un más bajo costo, a largo plazo las implicaciones  financieras para las Pyme’s en desarrollo, pueden ser devastadoras.  

Un porcentaje importante de pequeños empresarios desconoce, que existe un sinfín de soluciones informáticas  en el mercado  que les permitirían automatizar sus procesos contables y administrativos a un costo bastante razonable, programas especializados y adaptados a la gestión de cada tipo de negocio, mediante los cuales se puede tener un riguroso control  sobre las operaciones administrativas y contables de la organización. Los cada vez más sofisticados software permiten un adecuado registro de las operaciones, y entre otras, el control eficiente del flujo de caja, el manejo de efectivo, cuentas por pagar y por cobrar, ventas, compras, inventarios, activos, impuestos, facturación, etc., además de una gama extensas de reportes que le facilitarán la toma de decisiones de manera eficiente y oportuna,  pero aun mas importante poder mantenerse ajustado a la normativa fiscal vigente, a los fines de evitar o minimizar el riesgo de futuras sanciones y multas.

Finalmente, si usted se encuentra dentro de este grupo de pequeños empresarios, y su negocio comienza a crecer, tómese un tiempo para evaluar la posibilidad de organizar y modernizar su negocio, no se arrepentirá.